あなたはこんな悩みを
抱えていませんか?
- 申請書提出のスケジュール管理をエクセルで行なっているが、膨大な量を管理しなければいけないので、常に現場が混乱している…
- 申請書の作成を手作業でやっているが、時間がかかる上に入力ミスが起こりやすい…
- 誰が何の作業をどこまでやっているか把握できていないので、担当者 が休んだり辞めたりすると、誰も代わりに対応できない…
- 受入企業や外国人技能実習生をもっと増やしたいけど、すでにキャパオーバーで 増やしたくても増やせない…
- 失踪などのトラブルや事故を防ぐためにも、もっと外国人技能実習生のケアをしたいけど、忙しすぎて手が回らない…
- にもかかわらず、新制度によって提出書類の量が3倍に膨れ上がった。このままでは、提出期限の遅延がいつ起こってもおかしくはない…
エクセルなどの表計算ソフトでは作業者に依存するため、どうしても入力ミスや漏れが発生しやすくなります。
しかも、常に作業者が自分でスケジュールを管理するため、気がついたら期限直前で大慌て。
最悪の場合は期限に遅れて外国人技能実習生が不法滞在になった、、、なんてことも起こり得ます。
これらは何も、担当者が悪いわけではありません。
作業や管理を人に依存する限り避けては通れないことなのです。
では、どうすれば人に依存することなく、スケジュール通りに確実に作業を進めることができるか？
そこで、私たちが開発したのが、外国人技能実習生受け入れの申請書作成からスケジュール管理まで
すべてを自動化した専用システム『G-WORKER』です。
①申請書作成のミスや作業時間を大幅に削減できる
申請書をいつも一から手作業で作成していませんか？
G-WORKERなら、一度外国人技能実習生のマスターデータを入力してしまえば、申請書毎に必要なデータを呼び出してクリックするだけで申請書が自動的に作成されます。
データを他から都度コピー＆ペーストしながら作成する必要がないので、入力ミスや漏れを防ぐのはもちろん、申請書作成の作業時間を大幅に短縮できます。
②作業の進捗状況が一目で把握できる
人に依存することによるもうひとつの弊害が、「誰が何をどこまでやっているのか分からない」ということです。
G-WORKERは、すべてのスケジュールやデータをメンバー全員で共有できるので、担当者が急に休んだり、退職したとしても心配はいりません。
外出先からでもすぐに的確な指示を出せますし、すぐに他のメンバーが引き継いで作業を行うことができます。
③提出期限の遅れを
確実に防ぐことができる
まず、G-WORKERの素晴らしいところは、外国人技能実習生の入国日を入力すると自動的にすべてのスケジュールが生成されることです。
しかも、こちらから都度スケジュールを見に行かなくても、期限が迫ると次に何の作業をすればいいかをG-WORKERがアラートで教えてくれます。
もちろん、曜日も自動表示。役所では土曜・日曜に書類の受付をしてくれませんが、曜日を確認できることにより、期限に遅れることなく確実に作業をこなすことができます。
④必要なデータが必要な時にすぐに見つかる
作成した申請書は、印刷すると同時にPDF化され、自動的に仕分けされて所定のフォルダに保存されます。
なので、後でデータが探しやすくなるのはもちろん、海外出張中でもいつでも空いた時間に必要なデータを必要な時に探し出すことができます。
⑤操作がシンプルで簡単
これだけ充実した機能がありながらも、G-WORKERの操作はとても簡単です。
マニュアルがなくても直感的に作業できるようなメニュー構成になっているので、作業者の能力に依存することがありません。
初めての人でも、誰でもすぐに作業を始めることができます。
⑥重要な仕事に安心して集中できる
申請書の作成からスケジュール管理までをG-WORKERによって自動化するとどうなるか？言うまでもなく全体の作業時間が短縮されます。
増え続ける業務に対応するために、むやみに新たな人員を雇う必要はありません。
それどころか、今の人員でも余裕を持って業務をこなすことも不可能ではありません。
その結果、あなたは外国人技能実習生のケアや、受入企業や送出機関との交渉など、監理団体として重要な仕事に安心して取り組むことができます。
①スマートフォンでいつでもどこでも最新データをチェック
G-WORKERはクラウド上ですべてのデータを管理するので、インターネットにつながる端末（パソコン、スマホ、タブレット）さえあれば、いつでもどこでもスケジュールをチェックしたり、必要なデータを呼び出したりできます。
専用のソフトやアプリをインストールする必要もありません。
しかも、データに更新があればすぐに反映されるので、常に最新のデータを全員で共有できます。
例えば、海外などの出張先で、ある外国人技能実習生のデータが必要になった時に、都度日本に連絡してメールでデータを送ってもらう、、、などといった面倒なことをする必要はありません。
スマホからその場ですぐに見たいデータを閲覧できます。
もちろん、スケジュール管理もスマホからできるので、あなたがいつどこにいようと、常に適切な指示を出すことができます。
②ストレージサービスの専門家だから実現できる高い安全性
G-WORKERを開発した私たちファイブテクノロジー株式会社はもともとオンラインのストレージサービスを専門とする会社です。
ストレージサービスとは企業や個人向けにインターネット上の大規模な記憶装置（ストレージ）を提供して、お客様の大切なデータを管理するサービスですが、それだけに高度な安全性と利便性、そしてスピードが求められます。
特に安全性に関しては、たったひとつのバグが致命的なエラーになる可能性があるため、開発期間の２倍以上の時間をかけてリリース前のテストを行なっています。
G-WORKERは、10年にわたって培ったこのコアテクノロジーを最大限に活用することで、安心かつ快適なデータ管理サービスを実現しました。
また、当社は創業以来、情報セキュリティ対策に企業全体で取り組んでおり、2016年にはISO27001を取得。トラブルなしで安全に運営しております。
③法改正やリクエストに応じてシステムを随時アップデート
G-WORKERはもともと、ストレージサービスのお客様だった某協同組合様のお悩みに応える形で開発したシステムです。
なので、法改正に対する対応はもちろんのこと、今でもお客様の声をヒアリングしながら、より快適に使えるようにシステムのアップデートを随時行っています。
「こんな機能があったらいいのに」「もう少しここを使いやすくできないかな」あなたのリクエストをお聞かせください。
法改正への対応はもちろん、お客様のお声をヒヤリングしながら、システムのアップデートを随時行っていきます。
※内容によってはご要望にお応えできない場合もありますので、予めご了承ください。
申請書作成機能
最初に監理団体、送出し機関、実習実施者及び外国人技能実習生のデータを入力しておけば、申請書ごとに必要な項目にチェックを入れるだけで、ワンクリックで簡単に申請書を作成できます。
もちろん、スケジュール管理機能と連携しているので、スケジュールに合わせて期限に遅れることなく書類作成を行えます。
スケジュール自動生成機能
入国予定日、入国日を入力するだけで、外国人技能実習生の入国単位毎にスケジュールが自動生成されます。
外国人技能実習生を受け入れるにあたっては、１号技能実習計画認定申請、在留資格認定申請、２号1年目資格変更申請など、３年間で17項目にも及びますが、これらのスケジュールが入国日を入力するだけで自動生成されます。
例えば、、、
- 「１号」を選択すると１年間（７項目）のスケジュールを自動生成
- 「１号〜２号」を選択すると帰国までの３年間（１７項目）のスケジュールを自動生成
- 「継続３号」を選択すると帰国までの２年間（５項目）のスケジュールを自動生成
また、スケジュール項目は自由に追加、変更することができます。
自動アラート機能
スケジュールを常にチェックしていなくても、各項目の期限が迫ってくると、自動的に画面上にアラートが表示されます。
このアラートによって、「今、何をすればいいか」が明確に分かるので、期限に遅れることなく確実に作業を進めることができます。
アラートの種類は「締切日」「案内」「警告」の３種類。これらの表示開始日は自由に変更することができます。
進捗管理＆作業者確認機能
スケジュール項目毎に作業状況を選択するだけで進捗管理と作業者確認ができます。例えば、、、
- 書類作成中
- 申請中
- 完了
- 実施しない
など、「誰が」「いつ」「どこまで」作業したかが一目でわかります。
誰が最終作業者なのかがわかるので、担当者に詳しい状況を確認することも、その作業を他の人が引き継ぐことも簡単にできます。
データ管理機能
申請書を印刷すると同時に、申請書のPDFデータが作成されます。
作成されたデータは所定のフォルダに自動的に振り分けられて保存されるので、後で探すのに苦労しません。
例えば、「Aの会社の３期生のBさん」という外国人技能実習生の資料を探すときも、簡単に素早く探し出すことができます。
また、在留カード等を写真撮影してその場でスマホからアップしたり、それを事務所で確認したりといったことも可能です。
G-WORKERは外国人技能実習生を受け入れるための膨大な作業負担や遅延のリスクを、大きく減らすことができる画期的なシステムです。
とはいっても、「本当に使いこなせるのか？」「本当に効果があるのか？」それはあなたが実際にこのシステムを使ってみなければわかりませんよね？
そこで、G-WORKERを２ヶ月間、無料で試すことができるようにしました。このシステムを使ってみて、気に入っていただければ、そのまま使用し続けてください。
３ヶ月目から料金をご請求させていただきます。
でも、もし、「実際に使ってみたけど難しい」「思ったような効果が得られなかった」など、結果にご満足いただけない場合はお知らせください。
トライアル期間が終わるまでに弊社に連絡していただければ一切料金をご請求することはありません。
以下の流れに沿ってお申し込みください。10分程度で完了します。
1
利用規約を許諾
ページ下部ボタンをクリックし、お申し込み画面から利用規約を許諾
2
お申し込み
申し込みフォームで基本情報を入力
事務所・名前・フリガナ・メールアドレス・電話番号・住所
3
確認メール
申し込み後に確認のメールが届きます。
4
営業担当より連絡
申し込み後、営業日2日以内に導入スケジュールのご案内を担当営業よりご連絡させていただきます。
あれは今から３年ほど前のことです。
外国人技能実習生の受け入れをしているある組合さんと弊社のクラウドサーバーサービスで契約しました。
組合の運営者の方とお話をしていると、外国人技能実習生を受け入れるのに膨大な数の書類を役所に提出しなければならないけど、それを管理するのにエクセルを使っているとのこと。
実質、手作業なので、どうしてもミスや漏れが発生しやすくなり、いつも提出期限ギリギリでバタバタと対応することになるのだと。
これは非常に深刻な問題を生み出します。
ご存知の通り、役所というのは締め切りに対して非常に厳格なので、一度遅れると手の打ちようがありません。
外国人技能実習生は不法滞在になり、受入企業さんも困る。組合の職員を増やして対応しようにも、決して利益率の高い事業ではないので、そう簡単に増やせない。
そこで、「手作業でやっている業務をコンピュータ化できないか？」という相談をいただいたのがG-WORKER開発のスタートでした。
日本の少子高齢化による人手不足は、今後一層深刻化することは間違いありません。
そういった中で、外国人技能実習生が日本の企業で働きながら学べる機会というのは、本来、外国人技能実習生にとっても企業にとっても有益なことのはずです。
ところが、現実には失踪などのトラブルが絶えません。
受け入れ組合は、そういったトラブルを防ぐためにももっと外国人技能実習生のケアをしたいけど、先ほどのような膨大な作業に追われてなかなか現場に行けない。
ならば、その作業をもっと楽にすることがこの問題の根本的な解決につながるのではないか？と考え、喜んで開発に協力することにしました。
おかげさまでG-WORKERは2018年2月に完成し、無事リリースをすることができました。
すでに10回以上のシステム・アップデートを行ってきましたが、今後もお客様の声に真摯に耳を傾けながら、より一層使いやすいシステムになるよう改良しながら成長していきます。
＼特定技能の書類作成はこちら／