外国人技能実習生の受け入れ組合で管理職を務める鈴木さんは、実習生のスケジュール管理に頭を抱えていました。
増え続ける実習生の数、膨大な数の申請書と厳格な提出期限、限られた人員。そこに、新制度による書類の増加と担当者の産休が重なり…
G-WORKERを導入する前は、どんなことで困っていましたか？
エクセルを使って管理していたんですが、書類管理、期限を管理するのがわかりづらかったですね。
漏れが多いわけではなかったけど、いつもギリギリになってしまうんです。
実際、遅れたことが一度あるんです。
事情説明に行ったらなんとかなったんですが、特例中の特例だと思う。
期限に遅れたら、実習生は不法滞在になってしまうんですね。
犯罪者になってしまう。
もちろん、企業でも働けなくなってしまう。
担当者が産休に入り大騒ぎ
あと、全員が情報共有をできていなかった。
タイムスケジュールを管理している担当者が、産休に入ってしまったんです。
大騒ぎになりました。
彼女がいつ何をやっていたかまったくわからない。
完全に人に依存していましたね。
エクセル管理だとどんな面倒がありましたか？
日付の入力ミスとかですね。ちょっと操作を誤ったときにミスが出る。
入力でミスがあるとフィルタで弾かれたりする。
期限が過ぎているのに大丈夫だと出てくるんです。
入力ミスで困ったのは、日付は合っていたのに年を一年違っていたこと。
入国から滞在で年をまたぐのでそこでミスが起こりやすいんです。
常に不安なのは書類提出期限のこと
常に不安なのは期限の日付のことです。もし、ミスがあったら大変なことになる。
なのに、曜日（土日）が出なかった。期限の切れる日が日曜日だったら、金曜日に終わらせないといけないのに、それがわからない。
あと、誰が入力したのかがわからなかったですね。
書類の手続きで会社からのレスポンスが遅いときに不安に感じていました。
その問題を解決するために、これまでにどんな対策をされましたか？
精神論でチェックを２重でやりましょうとやっていました。
制度が変わる前の書類の量だったら、今までので大丈夫だったかもしれません。
でも、制度が変わって書類が増えて、今までのやり方じゃあ無理だと思いました。
枚数でいったら３、４倍くらいに増えたんです。
絶対ミスが起こると思いました。
さらに、新制度で書類の量が３倍に…
エクセルだけだと無理があると思う。
期限が近くなったものを色をつけるなど都度手作業でやらないといけないし、ファイルを一回開かないと確認できないんですね。
事務所のサーバにファイルを置いていたので、事務所では確認できるんですが、外に出たときには確認できない。
グーグルのクラウドなども検討したんですが、使い勝手の部分で外しました。
どんなことができればいいと思っていましたか？
期限だけでなく、パスポート、在留カードなど実習生の個人情報をどこでからでも見れるといいと思いました。
一元管理できるソフトがあると良いなと。
期限の確認の時に、見たい時があるんですね。
書類を作る人と実習生と会う人は違う人なので、常に細かく頭に入っているわけではないので。
コストパフォーマンスと十分な機能を備えたシステム
なぜ、G-WORKERを試してみようと思われましたか？
担当者がちょうど産休に入る頃だったんです。
担当がいなくなることで、危険だなと思った。
危機感があった。
年末から次の担当に引き継ぎをしていたんですが、新しい制度が入ってきてその対応の方も大変だった。
制度が変わって、書類が増えた。その管理が大変なので、何か必要だと思っていた。
G-WORKERのことはダイレクトメールで知ったんですが、無料トライアルがあったので、試しに使ってどうなのかを見てみようと思いました。
トライアルがあったのが大きいです。
システム自体の料金もこれくらいでやれるなら、と感じました。
リーズナブルだと思いましたね。
コストパフォーマンスがよかったのと、十分な機能を備えていたことが一番の理由ですね。
最初、不満はいくつかあったけど、アップデート対応をしていただけました。
対応途中のものもあるけれど、概ね大丈夫です。
最終的にG-WORKERを選んだ理由は？
提出期限のサポートと外出先からのデータ確認が大きいですね
書類を提出する期限をサポートしてくれるのが大きいですね。
あと、外出先からでもデータが確認できること。
アップロードしたファイルを見るだけでなくて、進行状況や誰が入力したかがわかる。
静岡に事務所があるんですが、そこからでもデータを一元管理でみれる。
クラウドでみんなが見られるのが嬉しい。
サーバの機能が大きいですね。
今まで社内サーバでファイルを管理・共有していたのですが、
書類がどこにあるかわかりづらかった。探しづらかったんです。
静岡とのデータのやり取りもメールを使っていたけれど、
サーバを介して最新のデータを共有できるようになりました。
やりたいことがほぼパッケージに入っていました
何かしらのシステムを導入しないとまずいと思っていたんですが、ほぼ、やりたいことがパッケージに入っていました。
操作方法の改善もそのときに解消していただきました。
最終的な決め手は、価格と対応の良さですね。
反応が早い。要望に対して、すぐに対応していただける。
要望に応じてシステムをアップデートしてくれる
意外に良かったのは、他からの要望も含めて少しずつ進化していることですね。
期生が入国日で管理できるようになったり、誰がやっているか最後の入力者がわかるようになったり。
申請したと言ってたけど申請してなかったなど、この人操作できてるなという確認などもできるので。
前はログがなかったので、わからなかった。
印刷したものをアップロードしたのを見れば、ちゃんとやってもらったのがわかる。
履歴が残っていた方が削除したのも誰だかわかるので、責任の所在がわかりやすい。
手続きを誰がどこまでやっているのかがわかるので、誰に聞いたら良いかがわかる。
もしG-WORKERに出会っていなかったら、どうなっていたと思いますか？
あのままだったら、期限ギリギリで常にバタバタしている状態になっていたと思います
とりあえず期限が近いので、間に合わせなきゃ、間に合わせなきゃ、やばいやばいって。
「もうやってらんねー」って投げ出したくなる。
本来は先手先手でいきたいのに、漏れが出て対応が後手後手になっていたと思います。
期限が過ぎてしまって、一旦帰国させなければいけない。
実習を一時中断しなければいけない。
もう一度入国の許可を得ないといけなくなる。
実習生的にはお金もないし、他のところにいく（失踪する）ということも起こる。
受入企業からは忙しいのにいなくなるじゃないかと怒られる。
渡航費の負担も起こるかもしれない。
すべて組合の責任になるんです。
管理に関しては組合がしっかりする必要があります。